Товар куплен, поставщик говорит «готово, куда везти?». На этом шаге закупка превращается в логистику, и здесь же часто теряется время: продавцу дали неполные данные, коробки подписаны непонятно, часть мест приехала на другой склад. Разберём, как передать груз поставщика на склад в Китае без лишней переписки.
Сначала о границах ответственности. Покупку и оплату товара поставщику клиент делает сам. WHITE CARGO начинает работать, когда груз приезжает на склад в Китае.
Какие склады и откуда принимаем
У WHITE CARGO два склада в Китае:
- Фошань, провинция Гуандун, рядом с Гуанчжоу. Удобен для поставщиков с юга Китая: Гуанчжоу, Фошань, Шэньчжэнь, Дунгуань и другие города дельты Жемчужной реки.
- Иу, провинция Чжэцзян. Удобен для поставщиков с рынка Иу и фабрик восточного Китая.
Если поставщик работает в Шанхае, груз можно передать на склад в Иу. Шанхай находится в том же регионе, и оттуда груз дойдёт до Иу по внутренней логистике Китая. Детали доставки до склада для конкретного поставщика уточняйте у менеджера.
Офис компании находится в Гуанчжоу. Адреса складов и контакты для водителя мы на сайте не публикуем: менеджер отправит их вам под конкретную партию, вместе с правилами маркировки.
Порядок передачи груза
1. Получите данные склада у менеджера
Ещё до того, как поставщик закончит производство, напишите менеджеру: какой товар, примерный вес и объём, город поставщика, выбранный способ доставки. В ответ вы получите данные склада, правила маркировки мест и, если нужно, расчёт. Примерную стоимость можно увидеть сразу в калькуляторе.
2. Передайте поставщику данные и требования
Поставщику нужны:
- данные склада для доставки и контакт для водителя;
- маркировка, которую нужно нанести на каждое место;
- требования к упаковке, если груз хрупкий или тяжёлый;
- количество мест, которое вы ожидаете.
Попросите поставщика подтвердить дату отгрузки и прислать список мест с весом и размером коробок. Этот список пригодится вам при сверке.
3. Поставщик маркирует и упаковывает места
Маркировку наносит поставщик до отправки. Склад не наклеивает ваш код на коробки и не перемаркирует груз, поэтому от того, как подписаны места, зависит, опознают ли их как вашу партию. Если у вас несколько поставщиков, все должны использовать одну схему, которую вы согласовали с менеджером. Что писать на коробках, подробно описано в статье «Маркировка коробок для доставки из Китая».
Упаковка для дальней перевозки должна быть прочнее, чем для доставки по Китаю. Требования к таре — в статье «Как подготовить груз».
4. Доставка до склада
Поставщик привозит товар сам или через местную транспортную компанию. Стоимость доставки по Китаю обсудите с ним заранее и зафиксируйте в заказе. Если в контракте стоит условие Инкотермс, оно должно соответствовать этой схеме: подробнее в статье «Инкотермс для закупок в Китае».
5. Приём по количеству мест
Склад принимает груз по количеству мест. Коробки не вскрываются, содержимое не пересчитывается и не проверяется. Поэтому:
- комплектность, качество и соответствие образцу проверяйте с поставщиком до отгрузки;
- если нужно проверить партию на фабрике, договаривайтесь об этом с поставщиком или независимой инспекционной компанией сами;
- сверьте количество принятых мест со списком поставщика.
Как оценить поставщика до сделки, разобрано в чек-листе по проверке.
6. Отправка в Россию
Когда собраны все места, партия уходит выбранным способом: авто или авиа, карго или белой доставкой, по ЖД — только белой. Статус партии виден в личном кабинете.
Несколько поставщиков в одной отправке
Если вы закупаетесь у разных фабрик или на рынке, товар удобно собрать на одном складе. Так каждая мелкая партия не упирается в минимальный оплачиваемый вес: 30 кг для авто, 10 кг для авиа, 50 кг для ЖД.
Пример. Три поставщика с рынка Иу привезли на склад по 15 кг. Если отправлять каждую партию авто карго отдельно, каждая оплачивается по минимальному весу 30 кг: 3 × 30 кг × $0.90 = $81. Одной отправкой это 45 кг × $0.90 = $40.50. Когда партии крупнее минимального веса, перевозка в сумме стоит столько же, но груз приходит в один день и одной выдачей.
Минус сборной отправки: партия ждёт самого медленного поставщика. Договоритесь со всеми об одной дате или отправьте готовую часть раньше. Подробнее — в статье «Сборные грузы и консолидация» и на странице услуги.
Если количество мест не совпало
Бывает, что склад принял меньше мест, чем указано в списке поставщика. Чаще всего причина простая: часть коробок ещё в пути, поставщик отправил груз двумя машинами или одну партию отгрузили позже. Реже места приезжают на другой склад или без понятной маркировки.
Что делать:
- Сверьте список мест от поставщика с тем, что принял склад. Номер места на коробке («1 из 12», «2 из 12») сильно упрощает эту сверку, попросите поставщика его ставить.
- Спросите у поставщика, как и когда он отправлял груз, и попросите номер отправки у местной транспортной компании.
- Сообщите менеджеру, каких мест не хватает и как они подписаны. Склад сверит с тем, что приходило.
Если мест больше, чем вы ждали, это тоже повод уточнить у поставщика: возможно, он разделил товар на большее число коробок или положил в вашу партию чужой груз.
Что сообщить менеджеру заранее
Чем раньше менеджер знает о партии, тем меньше вопросов на приёме. Перед отгрузкой поставщика напишите:
- сколько поставщиков и из каких городов они везут товар;
- ожидаемое количество мест, общий вес и объём;
- что за товар, хрупкий ли он, есть ли батареи или жидкости;
- какой способ и формат доставки выбран: авто или авиа, карго или белая, ЖД;
- город выдачи в России: Москва, Санкт-Петербург, Казань, Екатеринбург или Новосибирск, или нужна доставка до двери либо до склада маркетплейса.
Частые ошибки при передаче груза
- Поставщику дали адрес, но не маркировку. Коробки приехали, но их трудно связать с вашей партией.
- Разные поставщики подписали места по-разному. Одна схема для всех снимает вопрос.
- Не уточнили количество мест. Без списка поставщика нечего сверять.
- Груз отправили на другой склад. Если часть поставщиков на юге, а часть в Чжэцзяне, заранее решите с менеджером, где собирать партию.
- Документы для белой доставки появились после отправки. Инвойс, упаковочный лист и сертификаты лучше получить до приезда груза на склад. Список — в статье «Документы для белой доставки».
Маршруты и сроки от каждого города собраны на страницах из Гуанчжоу, из Иу и из Шанхая. Варианты доставки — на страницах автодоставки и карго.