Слово «закрывающие» в белой доставке встречается постоянно, но что за ним стоит, объясняют редко. Ниже — какие документы получает компания или ИП после официального ввоза, от чего зависит их состав и кому они пригодятся. Исходные документы, которые готовят до отправки (контракт, инвойс, упаковочный лист), разобраны в статьях «Документы для белой доставки» и «Инвойс, упаковочный лист и контракт».
Две схемы белого ввоза
Состав закрывающих документов зависит от того, кто по документам является импортёром.
Схема 1. Импортёр — ваша компания или ИП
Вы заключаете контракт с китайским поставщиком, платите ему сами, а товар декларируется на вас. Логист организует перевозку и таможенное оформление по вашему поручению.
Подходит, если вы регулярно закупаете, готовы вести валютный контроль в своём банке и хотите видеть себя импортёром в документах.
Схема 2. Импортёр — компания-посредник
Контракт с поставщиком заключает российская компания-импортёр, она декларирует товар и платит таможенные платежи. Вы покупаете у неё товар уже в России по внутреннему договору.
Подходит, если вы не хотите заниматься ВЭД: нет валютного контроля и контракта с иностранцем, а с вашей стороны это обычная закупка у российского поставщика.
Какая схема подходит под вашу задачу, обсудите с менеджером при расчёте. От ответа зависят и документы, и порядок оплаты.
Что вы получаете, если импортёр — вы
- Декларация на товары (ДТ) с отметкой о выпуске. Главный документ, подтверждающий, что товар ввезён официально. В ней указаны код ТН ВЭД, таможенная стоимость, начисленные пошлина и НДС.
- Подтверждение уплаты таможенных платежей. Нужно бухгалтерии для учёта пошлины в себестоимости и вычета НДС.
- Внешнеторговый контракт, спецификации, инвойс и упаковочный лист — основа сделки.
- Транспортные документы: CMR для авто, СМГС для ЖД, авианакладная для авиа.
- Документы за услуги перевозки и оформления: договор, счета и акты. По ним вы учитываете расходы на доставку и оформление. Точный перечень менеджер называет при расчёте.
- Разрешительные документы, если они нужны товару: декларация или сертификат соответствия. О том, когда они требуются, — в статье «Сертификат и декларация соответствия».
Что вы получаете, если импортёр — посредник
- Договор поставки с российской компанией-импортёром.
- Документы о продаже товара: УПД или товарная накладная, счёт-фактура, если продавец — плательщик НДС.
- По запросу — копии документов о ввозе: номер или копия ДТ, разрешительные документы. Они подтверждают происхождение партии, если его спросит площадка или покупатель.
Для покупателя это обычная закупка внутри страны: товар приходуется по документам продавца, а ввозной НДС уже заложен в цену и выделен в счёте-фактуре.
Зачем эти документы бизнесу
Бухгалтерия и налоги
Товар нужно оприходовать и показать его себестоимость. Компания на общей системе может принять НДС к вычету: ввозной при схеме 1 или входящий по счёту-фактуре при схеме 2. ИП и ООО на УСН «доходы минус расходы» подтверждают документами расходы на закупку и доставку. Детали учёта — вопрос к вашему бухгалтеру, но без документов учитывать почти нечего. Как считается сам НДС на таможне, рассказано в статье «Растаможка из Китая: пошлина и НДС».
Продажа компаниям с НДС
Если ваши покупатели — компании на общей системе, они ждут от вас счёт-фактуру с НДС. Чтобы его выставить без потерь, у вас должен быть входящий НДС по товару. Его дают документы белого ввоза.
Маркетплейсы
Площадки могут попросить документы, подтверждающие происхождение товара, а для многих категорий требуют декларацию или сертификат соответствия при создании карточки. Подробнее о подготовке поставки — в статье «Поставка из Китая на маркетплейс».
Банк
Банки смотрят, соответствуют ли платежи реальной деятельности. Контракт, инвойсы и ДТ объясняют, откуда товар и куда ушли деньги. При схеме 1 они же нужны для валютного контроля.
Прослеживаемость
Для товаров из перечня прослеживаемости в декларации присваивается РНПТ — регистрационный номер партии. Он переходит в документы при каждой продаже. Без белого ввоза такой номер взять неоткуда.
Как хранить документы
Закрывающие документы нужны не в день получения груза, а позже: при сдаче отчётности, при запросе площадки через полгода, при проверке. Несколько привычек экономят время:
- Храните пакет по партиям. Контракт со спецификацией, инвойс, упаковочный лист, транспортный документ, ДТ, подтверждение платежей и документы соответствия в одной папке с номером партии.
- Сверяйте сразу. Наименования товаров в ДТ и в ваших учётных документах должны совпадать. Если в ДТ товар назван иначе, чем в карточке на площадке, объяснить связь потом сложнее.
- Сохраняйте переписку с поставщиком, особенно о цене и составе партии.
- Не теряйте электронные копии. ДТ подаётся в электронном виде, её номер — ключ, по которому находят всю партию.
Сроки хранения первичных документов для налогового и бухгалтерского учёта установлены законом и составляют несколько лет. Конкретный срок для вашей ситуации подскажет бухгалтер.
Как это выглядит в цифрах
Документы не меняют стоимость перевозки: ставка белой доставки за килограмм ниже, чем у карго. Например, 1 200 кг в 6 м³ авто: белая доставка 1 200 × $0.80 = $960, карго 1 200 × $0.90 = $1 080, срок в обоих случаях от 12 дней. ЖД сборным грузом, только белая: объёмный вес 6 × 250 = 1 500 кг, 1 500 × $0.58 = $870, от 18 дней. При белой схеме к перевозке добавятся пошлина, НДС и оформление по вашему коду ТН ВЭД, а плательщик НДС вернёт ввозной НДС через вычет. Свою партию посчитайте в калькуляторе, ставки — на странице тарифов.
Что подготовить, чтобы документы были без ошибок
- Реквизиты получателя: ООО или ИП, ИНН, адрес. При схеме 1 они должны совпадать в контракте, инвойсе и платёжках.
- Подробное описание товара для кода ТН ВЭД. Как его составить — в статье «Код ТН ВЭД для товара из Китая».
- Систему налогообложения: от неё зависит, как вам удобнее получать НДС.
- Если товар идёт на площадку, требования площадки к документам по вашей категории.
Условия для компаний и ИП собраны на странице для юрлиц, состав работ — на странице белой доставки. Точный комплект закрывающих документов под вашу схему менеджер называет при расчёте.