Статья «Документы для белой доставки» перечисляет весь пакет: от контракта до сертификатов. Здесь разберём три документа, которые вы получаете от китайского поставщика, и поле за полем покажем, что в них проверить. Ошибки именно в этих бумагах чаще всего задерживают выпуск партии.
Как три документа связаны между собой
- Контракт описывает сделку целиком: кто продаёт, кто покупает, на каких условиях.
- Инвойс выставляется на конкретную партию по этому контракту: что, сколько и почём.
- Упаковочный лист (packing list) показывает, как эта партия разложена по местам: коробки, вес, габариты.
Таможня читает их вместе. Если в одном документе 1 000 штук, а в другом 1 200, или цена отличается на цент, это вопрос, на который придётся отвечать до выпуска товара.
Контракт с китайским поставщиком
Для регулярных закупок удобен рамочный контракт: общие условия прописывают один раз, а на каждую партию подписывают спецификацию или приложение.
Что обязательно должно быть
- Стороны. Полное наименование продавца и покупателя, адреса, регистрационные данные. Название продавца должно совпадать с тем, что будет в инвойсе и в платёжных документах.
- Предмет. Товар с понятным описанием. Если ассортимент меняется, описание выносят в спецификацию.
- Цена и валюта. Цена за единицу, общая сумма, валюта платежа: юань, доллар или рубль.
- Условия поставки по Инкотермс с указанием редакции и места, например «FOB Shenzhen, Incoterms 2020».
- Условия оплаты. Предоплата, частичная оплата, срок, банк. Сроки нужны и для валютного контроля в вашем банке.
- Качество, упаковка, маркировка. Требования к таре, к маркировке мест, к этикеткам.
- Приёмка и претензии. Порядок при недостаче или браке, срок претензии.
- Применимое право и разрешение споров.
- Срок действия и подписи с печатями.
Контракт обычно двуязычный: русский и английский или русский и китайский. Если по контракту вы платите из России, банк может потребовать поставить его на учёт. Порог суммы и правила уточните в своём банке заранее.
Инкотермс и таможенная стоимость
Условие поставки решает, какие расходы уже входят в цену товара, а какие придётся добавить к таможенной стоимости. Таможенная стоимость включает доставку до границы ЕАЭС.
- EXW — товар забирают со склада поставщика, все расходы на перевозку несёт покупатель. В таможенную стоимость добавляется вся доставка до границы.
- FCA / FOB — поставщик передаёт товар перевозчику в оговорённом месте (в контрактах с Китаем чаще всего встречается FOB с указанием порта или города отгрузки). Доставку от этого места добавляют к стоимости.
- CPT / CIP / CFR / CIF — часть перевозки оплачена поставщиком и уже входит в цену.
Главное, чтобы одно и то же условие было в контракте и в инвойсе. Как из этих сумм потом получаются пошлина и НДС, есть в статье «Растаможка из Китая: пошлина и НДС».
Инвойс (commercial invoice)
Поставщики любят присылать proforma invoice — это предварительный счёт для оплаты. Для таможни нужен коммерческий инвойс на фактически отгруженную партию.
Поля инвойса
- номер и дата, ссылка на контракт и спецификацию;
- продавец и покупатель с адресами, как в контракте;
- условие Инкотермс с местом;
- описание каждой позиции: наименование, материал, назначение, модель или артикул, торговая марка, если есть;
- страна происхождения и производитель, если он не совпадает с продавцом;
- количество и единица измерения;
- цена за единицу и сумма по позиции, общая сумма, валюта;
- вес нетто и брутто, количество мест (можно и в упаковочном листе, но лучше и там, и там);
- подпись и печать продавца.
Хорошее описание выглядит так: «Women’s jacket, 100% polyester, woven, size S–XL, art. 2231». Плохое: «Clothes». Из первого можно определить код ТН ВЭД, из второго нельзя. Как именно описание превращается в код, рассказано в статье «Код ТН ВЭД для товара из Китая».
Цена в инвойсе
Указывайте реальную цену, ту, что вы платите. Заниженная цена не экономит деньги: если таможня сочтёт стоимость недостоверной, она запросит подтверждающие документы или скорректирует стоимость, а партия будет ждать. Цена в инвойсе, сумма в контракте и сумма платежа поставщику должны сходиться.
Упаковочный лист (packing list)
Упаковочный лист нужен перевозчику, складу и таможне, чтобы сверить документы с фактическим грузом.
Что в нём должно быть
- номер и дата, ссылка на инвойс;
- номера мест: коробок, паллет, мешков;
- что лежит в каждом месте и сколько;
- вес нетто и брутто каждого места и итог;
- габариты каждого места или общий объём;
- общее количество мест;
- маркировка мест, если она есть.
Наш склад в Китае принимает груз по количеству мест, содержимое коробок не вскрывает и не проверяет. Поэтому за совпадение упаковочного листа с тем, что лежит в коробках, отвечает поставщик. Попросите его сверить лист с отгрузкой до того, как машина уедет с фабрики. Маркировку мест для перевозки согласуйте с нашим менеджером.
Цифры, которые нужны и для расчёта перевозки
Вес брутто и объём из упаковочного листа используются в расчёте доставки. Допустим, в листе 300 кг брутто и 2 м³. Для авто объёмный вес 2 × 200 = 400 кг, он больше фактического, и платить будете за 400 кг: в белом формате 400 × $0.80 = $320, в карго 400 × $0.90 = $360. Если в листе ошибка в объёме, ошибётся и расчёт. Проверить цифры можно в калькуляторе, а как правильно измерять коробки — в статье «Как рассчитывается стоимость доставки».
Сверка перед отправкой: короткий чек-лист
- Продавец и покупатель одинаково названы в контракте, инвойсе, упаковочном листе и в платёжке.
- Условие Инкотермс одно и то же в контракте и инвойсе.
- Количество по каждой позиции совпадает в инвойсе и упаковочном листе.
- Сумма инвойса совпадает со спецификацией и оплатой.
- Вес брутто и количество мест совпадают с фактом.
- Описание каждой позиции позволяет определить код ТН ВЭД.
- Если товар требует сертификата или декларации соответствия, описание в инвойсе совпадает с описанием в этом документе. Подробнее — в статье «Сертификат и декларация соответствия при ввозе из Китая».
Типичные ошибки китайских поставщиков
- Пишут одно общее название на всю партию: «sample», «accessories», «spare parts».
- Присылают проформу вместо коммерческого инвойса.
- Ставят в инвойс другое юрлицо, чем в контракте: например, торговую компанию вместо фабрики.
- Округляют вес «на глаз» и не указывают нетто.
- Отправляют груз раньше, чем документы согласованы с вами.
Шаблоны инвойса и упаковочного листа лучше согласовать с поставщиком один раз, до первой отгрузки. При белой доставке менеджер проверит документы до отправки и подскажет, что исправить. Условия для компаний и ИП — на странице для юрлиц.